A comunicação em condomínios
- MK Síndico
- 16 de nov. de 2022
- 4 min de leitura
Atualizado: 9 de out. de 2023
Um condomínio consiste no compartilhamento de áreas comuns entre pessoas que, comumente, não são da mesma família, nem se conhecem. Fazer com que esses moradores convivam de forma harmoniosa nem sempre é uma tarefa fácil.
Uma forma de manter um ambiente com poucas ocorrências de conflitos é planejar estrategicamente a comunicação entre síndico e condôminos, para prevenir mal entendidos e garantir a tranquilidade e o bem-estar de todos. O sucesso na comunicação é resultado da boa gestão do síndico, responsável por conduzir o processo com os moradores para estabelecer os pontos de contato, definir os canais e as tecnologias que serão utilizadas.
É o maior interessado que a comunicação seja totalmente transparente e fluida, para evitar desconforto no futuro.
Neste artigo, vamos falar sobre os desafios, os melhores processos e como aproveitar os melhores canais na comunicação do condomínio.
Planejando a comunicação
Há diversas formas de realizar a comunicação interna no condomínio, que vão desde o tradicional livro de ocorrências ao aviso no elevador, passando por soluções tecnológicas, como aplicativos.
Ao definir os canais de comunicação que serão utilizados no seu planejamento, especifique qual o objetivo de cada canal.
Em relação ao tipo de comunicação que pode ser realizada, existem duas possibilidades:
Unilateral: é um comunicado oficial, sem a possibilidade de resposta do interlocutor, como uma convocação de assembleia, um aviso sobre obras ou uma ata de assembleia;
Bilateral: permitem a resposta dos interlocutores, como um livro de ocorrências, sugestões de pautas para a assembleia, demandas dos condôminos ou sugestões de melhorias.
Canais de comunicação no condomínio
As formas de comunicação interna no condomínio podem ser físicas ou digitais. Vamos começar pelas mais tradicionais, que são as físicas e depois abordaremos as digitais, que representam as tendências no setor condominial.
1 - Livro de ocorrências
O conhecido caderno preto da portaria é o mais tradicional meio de comunicação condominial. Nele são registradas as ocorrências, como reclamações, solicitações e sugestões.
Apesar de atualmente existirem soluções tecnológicas que tornam este método obsoleto, ainda existem muitos condomínios que utilizam o livro de ocorrências e isso deve ser respeitado.
A decisão de substituir o livro por um método mais atual e seguro deve passar por uma avaliação dos condôminos, no que se refere a exposição de quem escreve e de quem é citado nele, uma vez que fica a disposição e com livre acesso de todos.
2 - Circular
A circular é a conhecida carta dos condomínios, sendo um meio de comunicação mais formal. O documento deve ser entregue a cada unidade de moradia, para garantir que todos recebam e estejam cientes do assunto e inclusive afixado em locais visíveis em display.
O envio por carta com registro de recebimento permite que o síndico tenha controle da entrega aos moradores, especialmente quando existe um documento importante a ser discutido por todos.
3 - Assembleias
As assembleias são o grande momento do encontro do síndico com os proprietários dos imóveis. As principais decisões que afetam o condomínio são tomadas durante as assembleias, com procedimentos definidos no Código Civil.
O síndico deve estar preparado para a ocasião, com o “discurso” coerente, ser claro, objetivo e procurar ter uma boa retórica, com argumentos consistentes e ter convicção das propostas que vai apresentar, procurando sempre ser flexível e empático.
É fundamental que o síndico conte com a administradora do condomínio, esta é uma fiel aliada na condução de uma assembleia e também, na mediação de possíveis conflitos.
4 - Grupos de WhatsApp
O WhatsApp é uma solução que se destaca entre os meios de comunicação nos condomínios, pois seu uso não envolve custos e possui um grande alcance, além de muitas pessoas já o utilizarem em seu smartphone, facilitando o contato em qualquer horário do dia.
Para o síndico, o WhatsApp pode ser uma poderosa ferramenta para envio de comunicados gerais, já que permite a criação de grupos com interesse em comum e a lista de transmissão.
O uso do WhatsApp é recomendado para avisos rápidos e comunicados curtos, exemplo: elevador social parado, falta de energia, entre outras.
Não é recomendada a participação do síndico em grupos, porque demanda muito tempo e pode ser “perigosa”, pois muitas das vezes os participantes não respeitam os limites podendo gerar polemicas e mal-entendidos. Por isso está participação deve ser criteriosa, preferencialmente em grupos com objetivos específicos e prazo de validade, exemplo reforma do jardim, regras para uso da academia, entre outros.
5 - E-mail do condomínio
O e-mail é um meio digital mais formal que os aplicativos de conversas e mensagens, deve ser utilizado como um canal entre o síndico e os condôminos, é indicado para aqueles assuntos mais formais e com certa gravidade, ele também deve ser usado, para enviar comunicados, convocações para as assembleias, atas de assembleia, entre outros.
6 - App’s para condomínios
O mercado disponibiliza inúmeros app’s para serem utilizados em condomínios, facilitando tanto a comunicação como a gestão do seu condomínio, e cada vez com mais funcionalidades e mais interativos.
A comunicação com os moradores é rápida, simples e ágil, ele recebe um aviso por notificação no próprio aplicativo, podendo inclusive enviar arquivos como fotos ou pdf.
A comunicação entre síndicos e moradores é de fundamental importância para manter o equilíbrio no condomínio, prevenir conflitos e custos desnecessários. Como pudemos ver, existem diversos canais para serem contemplados em uma estratégia de comunicação interna eficaz, que podem ser ferramentas poderosas se forem bem aproveitados.
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